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De conformidad con la Ley 1581 de 2012 que regula la recolección y tratamiento de los Datos personales y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido Tratamiento de dicha información, reglamentada parcialmente mediante el Decreto No. 1377 de 2013, CARE ME 360 INSTITUTE SAS, quien en adelante podrá denominarse CARE ME IPS o sencillamente IPS, expide la siguiente Política Manual de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”):
Que artículo 15 de la Constitución Política de Colombia determina que:
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido
sobre ellas en bancos de Datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”.
Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y Habeas Data. El precepto constitucional que se desarrolla en este Manual es el de “Habeas Data”.
El Habeas Data es el derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización y rectificación de la información personal contenida en bases de Datos y archivos, el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013.
Que en cumplimiento de la obligación que tiene CARE ME 360 INSTITUTE SAS, como responsable del tratamiento de su base de Datos de titulares, se requiere expedir la política que establezca las reglas aplicables al Tratamiento de Datos de carácter personal que estén siendo tratados por la IPS.
Que corresponde tanto a las directivas de CARE ME 360 INSTITUTE SAS, así como a sus socios, directivos y colaboradores, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta CARE ME 360 INSTITUTE SAS. respecto a los Datos de carácter personal, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y cualquier otra norma aplicable.
Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de Datos Personales, CARE ME 360 INSTITUTE SAS formula las siguientes disposiciones para su Tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de este Manual.
La presente política será aplicable al Tratamiento de Datos Personales de las bases de Datos de CARE ME 360 INSTITUTE SAS
CARE ME 360 INSTITUTE SAS, identificada con NIT. 901.600.326 – 9, con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla, Carrera 53 No 82 – 86 Piso 9 Edificio Ocean Tower, correo electrónico: administracion@careme360institute.com, Celular: 3167439896 y 3188889990, es la responsable del tratamiento y protección de los datos obtenidos de sus grupos de interés.
Para efectos del presente documento, las siguientes palabras tendrán el significado que se les asigna a continuación, ya sea que se encuentren en singular o plural:
La presente política se aplicará al Tratamiento de Datos Personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.
Los principios y disposiciones contenidos en es política, se aplicarán a cualquiera base de Datos que contenga Datos Personales que se encuentren en custodia de CARE ME 360 INSTITUTE SAS., bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del Tratamiento.
Adoptar y establecer las reglas aplicables al Tratamiento de Datos Personales recolectados, tratados y/o almacenados por CARE ME 360 INSTITUTE SAS en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del Tratamiento.
Las reglas contenidas en este Manual dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en su Decreto reglamentario 1377 de 2013, en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del Habeas Data y protección de Datos Personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en CARE ME 360 INSTITUTE SAS y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.
▪ Nombre del Titular del Dato Personal, y de sus representantes, de ser el caso.
▪ Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del Dato. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que CARE ME 360 INSTITUTE SAS proceda como responsable del Tratamiento de la base de Datos a dar respuesta.
▪ Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
▪ Documentos que soportan la solicitud conforme lo indicado en numerales anteriores.
▪ Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal.
Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, CARE ME 360 INSTITUTE SAS así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. CARE ME 360 INSTITUTE SAS podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, CARE ME 360 INSTITUTE SAS indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de Datos se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”. CARE ME 360 INSTITUTE SAS, cuando sea Responsable del Tratamiento de la base de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince días (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará CARE ME 360 INSTITUTE SAS cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados. En caso de consultas, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de reclamos, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. CARE ME 360 INSTITUTE SAS documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los Titulares de los Datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de Datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos, aquí descrito.Cuando CARE ME 360 INSTITUTE SAS, asuman la calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política y en la Ley 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m)Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos.
n) Informar a la autoridad de protección de Datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Deberes de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales.
Cuando CARE ME 360 INSTITUTE SAS o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos en los términos de la Ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en este Manual y en la Ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de Datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la Ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los Titulares de los Datos Personales.
h) Insertar en la base de Datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella conforme instrucción impartida por el vicepresidente del área correspondiente.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para efectos de dar cumplimiento a estos deberes y demás obligaciones establecidas en la presente norma, CARE ME 360 INSTITUTE SAS podrá conformar los órganos que considere necesarios y asignarle las funciones a que haya lugar.
La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de recolección de datos establecidos en CARE ME 360 INSTITUTE SAS. De esta manera, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Comprometidos con la protección y el manejo adecuado de los datos personales, en CARE ME 360 INSTITUTE SAS se han establecido diversos canales de recepción a través de los cuales el titular podrá suministrar la información personal, estos canales son:
En Bogotá: +(571) 318 888-9995 – +(57) 318 222-5770
En Cali: +(572) 318 888-9994
En Cartagena: +(575) 318 888-9996
En Bogotá: +(57) 1 316-3360, +(57) 1 622-4123
En Cali: +(57) 2 332-2038
En Bogotá: +(571) 318 888-9995 – +(57) 318 222-5770
En Cali: +(572) 318 888-9994
En Cartagena: +(575) 318 888-9996
tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.
En caso de duda respecto del Tratamiento de los Datos Personales, se acudirá al encargado de cada canal de recepción o al responsable de la seguridad de la información, en este caso el Departamento de Comunicaciones de CARE ME 360 INSTITUTE SAS para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.
Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de CARE ME 360 INSTITUTE SAS, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.
La recolección de Datos de personas naturales que CARE ME 360 INSTITUTE SAS. trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social, política o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en este Manual. Para el efecto, previamente CARE ME 360 INSTITUTE SAS. informará y obtendrá la autorización de los titulares de los Datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.
El tratamiento de los datos personales proporcionados por los diversos grupos de interés de CARE ME 360 INSTITUTE SAS., en términos generales, tendrá las siguientes finalidades:
Cuando las autoridades del Estado soliciten a CARE ME 360 INSTITUTE SAS. el acceso y/o entrega de Datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de Datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los Datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos Datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran.
Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los Datos Personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado Tratamiento.
La presente es la versión 01 de la política de Tratamiento de Datos Personales, rige a partir de la fecha de su publicación y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de CARE ME 360 INSTITUTE SAS.
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