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POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. CARE ME 360 INSTITUTE SAS Nit: 901.600.326 – 9.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 que regula la recolección y tratamiento  de los Datos personales y establece las garantías legales que deben cumplir todas  las personas en Colombia para el debido Tratamiento de dicha información,  reglamentada parcialmente mediante el Decreto No. 1377 de 2013, CARE ME 360  INSTITUTE SAS, quien en adelante podrá denominarse CARE ME IPS o  sencillamente IPS, expide la siguiente Política Manual de Protección y  Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”):

I. CONSIDERACIONES:

  1. Que artículo 15 de la Constitución Política de Colombia determina que:  

    “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y  familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y  hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,  actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido 

    sobre ellas en bancos de Datos y en archivos de entidades  públicas y privadas (…)”.  

    Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales  autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y Habeas Data. El precepto  constitucional que se desarrolla en este Manual es el de “Habeas Data”.  

    El Habeas Data es el derecho que garantiza y protege todo lo relacionado  con el conocimiento, actualización y rectificación de la información  personal contenida en bases de Datos y archivos, el cual ha sido  desarrollado y protegido mediante la Ley 1581 de 2012 y su Decreto  reglamentario 1377 de 2013. 

  2. Que en cumplimiento de la obligación que tiene CARE ME 360 INSTITUTE  SAS, como responsable del tratamiento de su base de Datos de titulares,  se requiere expedir la política que establezca las reglas aplicables al  Tratamiento de Datos de carácter personal que estén siendo tratados por  la IPS.  

  3. Que corresponde tanto a las directivas de CARE ME 360 INSTITUTE SAS, así como a sus socios, directivos y colaboradores, observar, acatar y  cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta CARE  ME 360 INSTITUTE SAS. respecto a los Datos de carácter personal, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la  Constitución Política de Colombia.

  4. Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y cualquier  otra norma aplicable. 

  5. Que la normatividad relacionada con los Datos Personales establece sanciones económicas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual  es fundamental la cooperación entre CARE ME 360 INSTITUTE SAS y los  destinatarios de este Manual, con el fin de garantizar el cumplimiento de  los derechos a la intimidad, al Habeas Data y a la protección de Datos  Personales.  

Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protección de  Datos Personales, CARE ME 360 INSTITUTE SAS formula las siguientes  disposiciones para su Tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para  los destinatarios de este Manual.  

La presente política será aplicable al Tratamiento de Datos Personales de las  bases de Datos de CARE ME 360 INSTITUTE SAS

II. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

CARE ME 360 INSTITUTE SAS, identificada con NIT. 901.600.326 – 9, con  domicilio principal en la ciudad de Barranquilla, Carrera 53 No 82 – 86 Piso 9  Edificio Ocean Tower, correo electrónico: administracion@careme360institute.com, Celular: 3167439896 y 3188889990, es  la responsable del tratamiento y protección de los datos obtenidos de sus grupos  de interés. 

III. DEFINICIONES

Para efectos del presente documento, las siguientes palabras tendrán el  significado que se les asigna a continuación, ya sea que se encuentren en singular  o plural:  

  1. Base de Datos Personales. Es todo conjunto organizado de Datos de  carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su  creación, almacenamiento, organización y acceso.  
  2. Cesión de base de Datos. Tratamiento de Datos que supone su  revelación a una persona diferente al titular del Dato o distinta de quien  estaba habilitado como cesionario.
  3. Custodio de la base de Datos. Es la persona física que tiene bajo su  custodia la base de Datos Personales al interior de CARE ME 360  INSTITUTE SAS.
  4. Datos públicos. Es el Dato calificado como tal según los mandatos de la  ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados  o privados, de conformidad con la Ley 1581 de 2012. Son públicos, entre  otros, los Datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales  debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los  relativos al estado civil de las personas. 
  5. Dato personal o Dato. Es cualquier Dato y/o información que identifique  a una persona física o la haga identificable. Pueden ser Datos numéricos,  alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de  cualquier otro tipo.
  6. Datos Personales Sensibles. Es una categoría especial de Datos de  carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos que  afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar  discriminación. Son, entre otros, aquellos concernientes a la salud, sexo,  orientación política, raza u origen étnico, pertenencia a sindicatos, huellas  biométricas, etc.  
  7. Encargado del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, autoridad  pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el  Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del  tratamiento.  
  8. Fuentes Accesibles al Público. Se refiere a aquellas bases contentivas  de Datos Personales cuya consulta puede ser realizada siempre y cuando  la información se limite a Datos Personales de carácter general o que  contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de  comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.  
  9. Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer,  actualizar, rectificar y/o cancelar la información y Datos Personales que de  ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de Datos públicas o  privadas, conforme lo dispuesto en la Ley y demás normatividad aplicable. 
  10. Principios para el Tratamiento de Datos. Son las reglas  fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan  el Tratamiento de Datos Personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho  a la intimidad, Habeas Data y protección de los Datos Personales, y el  derecho a la información.  
  11. Propietario de la base de Datos. CARE ME 360 INSTITUTE SAS es  propietaria de la base de Datos y tiene bajo su responsabilidad el  Tratamiento de los mismos y su gestión.  
  12. Responsable del Tratamiento. Es la persona física o jurídica, de  naturaleza pública o privada, que recolecta los Datos Personales y decide  sobre la finalidad, contenido y uso de la base de Datos para su  Tratamiento. En este caso la DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DE CARE ME  360 INSTITUTE SAS.
  13. Titular. Es la persona física cuyos Datos sean objeto de Tratamiento.  Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho  fundamental protegido constitucionalmente.  
  14. Tratamiento de Datos Personales. Cualquier operación o conjunto de  operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que  se realizan sobre Datos Personales, tales como la recolección, grabación,  almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo,  cancelación, entre otros. 
  15. Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la  información de carácter personal.  
  16. Violación de Datos Personales. Es el delito creado por la ley 1273 de  2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La  conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello,  con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca,  venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o  emplee códigos personales, Datos Personales contenidos en base de  Datos, archivos, bases de Datos o medios semejantes, incurrirá en pena  de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa  de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”. 
  17. Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique  una violación de las medidas de seguridad adoptadas por CARE ME 360  INSTITUTE SAS para proteger los Datos Personales entregados para su  custodia, sea como responsable y/o encargado del Tratamiento, así como cualquier otra conducta que constituya un Tratamiento inadecuado de Datos Personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la  Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los Datos Personales  en poder de CARE ME 360 INSTITUTE SAS deberá ser informado a la  autoridad de control en la materia.

IV. OBJETO

La presente política se aplicará al Tratamiento de Datos Personales efectuado en  territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o  encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados  internacionales, relaciones contractuales, entre otros.  

Los principios y disposiciones contenidos en es política, se aplicarán a cualquiera  base de Datos que contenga Datos Personales que se encuentren en custodia de  CARE ME 360 INSTITUTE SAS., bien sea en calidad de responsable y/o como  encargado del Tratamiento.  

V. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Adoptar y establecer las reglas aplicables al Tratamiento de Datos Personales recolectados, tratados y/o almacenados por CARE ME 360 INSTITUTE SAS en  desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado  del Tratamiento.  

Las reglas contenidas en este Manual dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley  1581 de 2012, en su Decreto reglamentario 1377 de 2013, en el artículo 15 de  la Constitución Política de Colombia, en cuanto a la garantía de la intimidad de  las personas, ejercicio del Habeas Data y protección de Datos Personales, en  concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen  proporcionalmente estos derechos en CARE ME 360 INSTITUTE SAS y se pueda  prevenir la vulneración de los mismos.  

VI. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La protección de Datos Personales en CARE ME 360 INSTITUTE SAS estará  sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales: 

  1. Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que  se refiere la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las  demás disposiciones que la desarrollen.
  2. Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de  acuerdo con la Constitución, la ley y sus decretos reglamentarios, y debe  ser informado al titular.
  3. Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento,  previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán  ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de  mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser  veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se  prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que  induzcan a error. 
  5. Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular  a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento,  en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la  existencia de datos que le concierne.  
  6. Acceso y Circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites  que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las  disposiciones de la Constitución, ley y sus Decretos reglamentarios. En  este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas  por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos, salvo la  información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros  medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea  técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a  los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012. 
  7. Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del  Tratamiento o encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de  2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y  administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros  evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o  fraudulento.
  8. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el  Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos  están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive  después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende  el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos  personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades  autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

VII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los Titulares de los Datos Personales contenidos en bases de Datos que reposen  en los sistemas de información de CARE ME 360 INSTITUTE SAS, tienen los  derechos descritos en esta sección en cumplimiento de las garantías  fundamentales consagradas en la Constitución Política y la Ley.  El ejercicio de estos derechos será gratuito y conforme a las disposiciones de la  presente política que, en todo caso, no podrán ser contrarias a la normatividad  aplicable.  El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos constituye una  potestad personalísima y serán ejercidos por el Titular del Dato de manera  exclusiva, salvo las excepciones de Ley.  

  1. Derecho de Acceso a la información: Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato de obtener gratuitamente  toda la información respecto de sus propios Datos Personales, del Tratamiento  aplicado a los mismos, de la finalidad del Tratamiento, y sobre las comunicaciones  y/o cesiones realizadas respecto de ellos.
  2. Derecho de Actualización: Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato de actualizar sus Datos  Personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
  3. Derecho de Rectificación: Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato de modificar los Datos  que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
  4. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento y/o supresión del  Datos: Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado del  Tratamiento, la supresión de sus Datos Personales y/o revocar el consentimiento  o la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la  presentación de un reclamo.  La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no  procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer  en la base de Datos.
  5. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer acciones: El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia  de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos,  por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, y las normas que lo  reglamenten o adicionen.

VIII. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento del Dato  Personal se requiere la autorización previa y expresa del Titular, por cualquier  medio que pueda ser objeto de consulta posterior.  De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes  casos:  

  1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en  cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.  
  2. Cuando se trate de Datos de naturaleza pública. 
  3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
  4. Cuando sea Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.  
  5. Cuando se trate de Datos Personales relacionados con el Registro Civil de  las personas.  

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del Titular, si tendrán  aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de Datos  Personales.

IX. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS

CARE ME 360 INSTITUTE SAS, en cumplimiento de las disposiciones  constitucionales y legales de protección de Datos Personales, pone en  conocimiento de los interesados el siguiente procedimiento:  

  1. El Titular del Dato y/o su representante, acreditará esta condición  mediante copia del documento pertinente y de su documento de su  identidad, que podrá suministrar por medio físico o por correo electrónico  si los documentos han sido digitalizados. En caso de que el Titular este  representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual  deberá tener reconocimiento del contenido ante Notario. El apoderado  deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados. 
  2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá  hacerse por escrito o por correo electrónico. Dicha solicitud podrá dirigirse  a la dirección principal Carrera 53 No 82 – 86 Piso 9 Edificio Ocean Tower  en Barranquilla. o al correo electrónico  administracion@careme360institute.com, dentro de los treinta (30) días  hábiles contados a partir de la fecha de diligenciamiento de la autorización. 
  3. Para consultas acerca de información relacionada con los procedimientos  se habilita el número telefónico de servicio al cliente de la IPS en Bogotá  el cual es: (57) 1 316-3360, + (57) 1 622-412.
  4. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados  contendrá la siguiente información:  

▪ Nombre del Titular del Dato Personal, y de sus representantes, de  ser el caso.  

▪ Petición concreta y precisa de información, actualización,  rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del  Dato. En cada caso la petición deberá estar razonablemente  fundamentada para que CARE ME 360 INSTITUTE SAS proceda  como responsable del Tratamiento de la base de Datos a dar  respuesta.  

▪ Dirección física y/o electrónica para notificaciones.  

▪ Documentos que soportan la solicitud conforme lo indicado en  numerales anteriores.  

▪ Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal.  

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, CARE ME 360 INSTITUTE SAS  así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a  la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo  entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si  transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se  entenderá que se ha desistido de la solicitud. CARE ME 360 INSTITUTE SAS podrá  disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en  ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la  solicitud, CARE ME 360 INSTITUTE SAS indicará que se trata de un reclamo en  trámite. En la respectiva base de Datos se deberá consignar una casilla en la que  se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”.  CARE ME 360 INSTITUTE SAS, cuando sea Responsable del Tratamiento de la  base de Datos Personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una  consulta; y de quince días (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual  término se pronunciará CARE ME 360 INSTITUTE SAS cuando verifique que en  sus sistemas de información no tiene Datos Personales del interesado que ejerce  alguno de los derechos indicados.  En caso de consultas, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de  diez (10) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la  fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los  cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  En caso de reclamos, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de  quince (15) días hábiles, se informará al interesado los motivos de demora y la  fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los  ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  CARE ME 360 INSTITUTE SAS documentará y almacenará las solicitudes  realizadas por los Titulares de los Datos o por los interesados en ejercicio de  cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes.  Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las  acciones legales contempladas para los Titulares de Datos o interesados, se  deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos, aquí descrito. 

X. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

  1. Deberes para los responsables del Tratamiento.  

Cuando CARE ME 360 INSTITUTE SAS, asuman la calidad de responsable del  Tratamiento de Datos Personales, deberán cumplir los siguientes deberes, sin  perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su  actividad:  

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del  derecho de Hábeas Data.  

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012,  copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el  Titular.  

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los  derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias  para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento.  

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del  tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y  comprensible.  

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado  del tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos que  previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias  para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.  

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente  al encargado del tratamiento.  

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente  Datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con  lo previsto en la Ley 1581 de 2012.  

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las  condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.  

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados  en esta política y en la Ley 1581 de 2012.  

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar  el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la  atención de consultas y reclamos.  

l) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que  determinada información se encuentra en discusión por parte del titular,  una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite  respectivo.  

m)Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos.  

n) Informar a la autoridad de protección de Datos cuando se presenten  violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la  administración de la información de los Titulares. 

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la  Superintendencia de Industria y Comercio. 

       2. Deberes de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales.  

Cuando CARE ME 360 INSTITUTE SAS o cualquiera de los destinatarios de esta  política, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales  bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las  demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:  

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del  derecho de Hábeas Data.  

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias  para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no  autorizado o fraudulento.  

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los  Datos en los términos de la Ley.  

d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento  dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.  

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los  términos señalados en este Manual y en la Ley.  

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar  el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de  consultas y reclamos por parte de los Titulares.  

g) Registrar en la base de Datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma  en que se regula en la Ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones  no resueltas presentadas por los Titulares de los Datos Personales.  

h) Insertar en la base de Datos la leyenda «información en discusión judicial»  una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos  judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.  

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el  Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de  Industria y Comercio. 

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden  tener acceso a ella conforme instrucción impartida por el vicepresidente del área correspondiente.  

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se  presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la  administración de la información de los Titulares.  

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la  Superintendencia de Industria y Comercio.  

Para efectos de dar cumplimiento a estos deberes y demás obligaciones  establecidas en la presente norma, CARE ME 360 INSTITUTE SAS podrá  conformar los órganos que considere necesarios y asignarle las funciones a que  haya lugar. 

XI. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales  y mecanismos de recolección de datos establecidos en CARE ME 360 INSTITUTE  SAS. De esta manera, podrá constar en un documento físico, electrónico o en  cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.  Comprometidos con la protección y el manejo adecuado de los datos personales,  en CARE ME 360 INSTITUTE SAS se han establecido diversos canales de  recepción a través de los cuales el titular podrá suministrar la información  personal, estos canales son:  

  1. Página Web: https://careme360.com/ 
  2. Facebook:  
  3. Instagram: @Careme_byalang 
  4. WhatsApp: 

    En Bogotá: +(571) 318 888-9995 – +(57) 318 222-5770
    En Cali: +(572) 318 888-9994
    En Cartagena: +(575) 318 888-9996

  5. Conmutador:

    En Bogotá: +(57) 1 316-3360, +(57) 1 622-4123
    En Cali: +(57) 2 332-2038

  6. Celular:

    En Bogotá: +(571) 318 888-9995 – +(57) 318 222-5770
    En Cali: +(572) 318 888-9994
    En Cartagena: +(575) 318 888-9996

  7. Correos electrónicos: administracion@careme360institute.com

    Cada canal establecido tendrá un responsable y/o encargado que deberá  garantizar que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales,

    tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines  determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier  alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior  con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos  personales y controle el uso de su información personal.  

    En caso de duda respecto del Tratamiento de los Datos Personales, se acudirá al  encargado de cada canal de recepción o al responsable de la seguridad de la información, en este caso el Departamento de Comunicaciones de CARE ME 360  INSTITUTE SAS para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.  

      1.  

XII. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES

CARE ME 360 INSTITUTE SAS, como responsable del Tratamiento de Datos  Personales, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de  aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá  de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de Datos  contenidas en sus sistemas de información.  El registro central de bases de Datos Personales permitirá:  

  1. Inscribir toda base de Datos Personales contenida en los sistemas de  información de CARE ME 360 INSTITUTE SAS. A cada base se le asignará  un número de registro.  
  2. La inscripción de las bases de Datos Personales indicará: (I) El tipo de  Dato Personal que contiene; (II) La finalidad y uso previsto de la base de  Datos; (III) Identificación del área de CARE ME 360 INSTITUTE SAS que  hace el Tratamiento de la base de Datos; (IV) Sistema de Tratamiento  empleado (automatizado o manual) en la base de Datos; (V) Indicación  del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de Datos en virtud  del tipo de Dato Personal que contiene; (VI) Ubicación de la base de Datos  en los sistemas de información de CARE ME 360 INSTITUTE SAS; (VII) El  colectivo de personas o grupo de interés cuyos Datos están contenidos en  la base de Datos; (VIII) La condición de CARE ME 360 INSTITUTE SAS  como responsable o encargado del tratamiento de las bases de datos; (IX)  Autorización de comunicación o cesión de la base de Datos, si existe; (X)  Procedencia de los Datos y procedimiento en la obtención del  consentimiento; (XI) Funcionario de CARE ME 360 INSTITUTE SAS Custodio de la base de Datos; (XII) Los demás requisitos que sean  aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.
  3. De manera mensual se registrará, para efectos de cumplimiento y  auditoria, los cambios surtidos en la base de Datos Personales en relación  con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de Datos no  hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el Custodio de la  misma.
  4. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten  contra alguna de las bases de Datos Personales custodiados por CARE ME  360 INSTITUTE SAS, serán documentados en este registro central.  
  5. El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del  uso de la base de Datos Personales, indicando el origen de la misma.  vi. La cancelación de la base de Datos Personales será registrada indicando  los motivos y las medidas técnicas adoptadas por CARE ME 360  INSTITUTE SAS para hacer efectiva la cancelación.  

XIV. VIGENCIA

La presente es la versión 01 de la política de Tratamiento de Datos Personales,  rige a partir de la fecha de su publicación y su vigencia estará supeditada a la  finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica  de CARE ME 360 INSTITUTE SAS.

IV. OBJETO

La presente política se aplicará al Tratamiento de Datos Personales efectuado en  territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o  encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados  internacionales, relaciones contractuales, entre otros.  

Los principios y disposiciones contenidos en es política, se aplicarán a cualquiera  base de Datos que contenga Datos Personales que se encuentren en custodia de  CARE ME 360 INSTITUTE SAS., bien sea en calidad de responsable y/o como  encargado del Tratamiento.  

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